ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ директора Центр комунікації
від 01.08.2024 року № 18/од
 
ПРАВИЛА
користування відкритими громадськими просторами
комунального некомерційного підприємства виконавчого органу
Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації)
«Центр комунікації»
 
1. Загальні положення
1.1. Ці правила визначають порядок користування мережею відкритих громадських просторів комунального некомерційного підприємства виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) «Центр комунікації» (далі – Vcentri HUB), використання приміщень та матеріальної бази користувачами та учасниками заходів, порядок та вимоги до проведення заходів у Vcentri HUB, вимоги до організаторів заходів, правила користування коворкінгом, правила поведінки у Vcentri HUB та обсяги відповідальності Організаторів заходів та Vcentri HUB.
1.2 Ці Правила є обов’язковими для виконання всіма користувачами Vcentri HUB та учасниками заходів.
1.3. У цих Правилах терміни вживаються у такому значенні:
Вебпортал - вебпортал Центру комунікації -  www.vcentri.com;
Графік – календарний графік заходів, що розміщується на Вебпорталі окремо щодо кожного Vcentri HUB;
Заявка – заповнена електронна форма встановленого зразка, яка подається до Центру комунікації з метою проведення заходу у Vcentri HUB;
Заходи – семінари, тренінги, навчання, круглі столи, лекції, консультації, обговорення, та інші форми викладення та доведення інформації навчального, пізнавального, інформативного, довідкового та іншого  характеру.
ІГС - інститут громадянського суспільства;
Ініціатор заходу – представник/ця ІГС, депутат/ка Київської міської ради, народний/а депутат/ка України, представник/ця структурного підрозділу Київської міської ради, виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), представник/ця активної громадськості, що подає заявку на проведення заходу в електронному вигляді на вебпорталі чи у паперовому вигляді;
Коворкінг – простір самостійної робочої діяльності осіб, не пов'язаних трудовими відносинами з Центром комунікації, що використовується представниками ІГС на безоплатній основі, для всіх інших осіб на платний основі, відповідно до затвердженої Центром комунікації вартості, інформація про яку розміщено на  Вебпорталі.
Користувачі – ініціатори, організатори заходів, що проводяться у Vcentri HUB;
Організатор заходу – ініціатор заходу, який отримав підтвердження про реєстрацію заходу у письмовій чи усній формі;
Партнер - ІГС, з яким підписано меморандум про співпрацю;
Реєстр ІГС – програмний модуль який є частиною вебпорталу Центру комунікації (vcentri.com/reestr-igs) для цифрової взаємодії інститутів громадянського суспільства з виконавчим органом Київської міської ради (Київською міською державною адміністрацією);
Учасники заходу – фізичні особи, посадові особи органів державної влади, органів місцевого самоврядування, представники юридичних осіб, інститутів громадянського суспільства, тощо які відвідують заходи, що проводяться у Vcentri HUB;
Центр комунікації – комунальне некомерційне підприємство виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) «Центр комунікації».
1.4. У кожному Vcentri HUB в доступному місці, а також на Вебпорталі розміщена інформація із Положенням про мережу відкритих громадських просторів Vcentri HUB та цими Правилами.
1.5. Інформація щодо загальної площі, максимальної кількості учасників, наявності технічного устаткування та зонування приміщення щодо кожного Vcentri HUB розміщено на Вебпорталі.
 
2. Порядок подання заявки на проведення заходу
2.1. Перед поданням заявки на проведення заходу у Vcentri HUB представники ІГС мають пройти реєстрацію в Реєстрі ІГС.
У разі, якщо ІГС вже зареєстровано в Реєстрі ІГС, повторна реєстрація не проводиться.
2.2. Ініціатор заходу подає через Вебпортал Центру комунікації заявку на проведення заходу у визначеному ним Vcentri HUB.
2.3. Заявка на проведення заходу приймається не раніше ніж за один місяць і не пізніше як за три робочі дні до заходу.
2.4. Центр комунікації обробляє подану заявку в залежності від наявності вільного часу в Графіку у визначеному у заявці Vcentri HUB, схвалює її або відмовляє у проведенні заходу, про що у найкоротший строк повідомляє ініціатора заходу в усній або письмовій формі.
2.5. У разі схвалення заявки на проведення заходу, Центр комунікації протягом трьох робочих днів повідомляє ініціатора в усній формі або направляє на електронну пошту, вказану при реєстрації ІГС, лист-підтвердження.
2.6. Після внесення заходу до Графіка Центр комунікації зв’язується з Організатором для обговорення питань, що безпосередньо стосуються проведення заходу.
2.7. Передача Організатором права на проведення заходу третім особам не допускається.
 
 
3. Вимоги до заходу
3.1. Тривалість одного заходу у Vcentri HUB має не перевищувати двох годин.
3.2. Мінімальна кількість учасників для реєстрації заходу у Vcentri HUB – п’ять осіб (окрім індивідуальних консультацій).
3.3. Гранична кількість учасників заходу, які одночасно можуть перебувати у Vcentri HUB залежить від їх характеристик, що викладені на Вебпорталі.
3.4. Щосереди приміщення Vcentri HUB використовується для внутрішніх заходів Центру комунікації; структурних підрозділів Київської міської ради або виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації); Київської міської ради або Верховної Ради України; партнерів.
3.5. Перелік заходів, які заборонено проводити у Vcentri HUB:
3.5.1. політичні та партійні події;
3.5.2. релігійні події;
3.5.3. комерційні заходи (окрім заходів, Організатори яких використовують приміщення Vcentri HUB на платній основі);
3.5.4. заходи, зміст яких не відповідає законодавству України;
3.5.5. заходи, які пропагують асоціальні явища (тютюнопаління, алкоголь, наркотики тощо);
3.5.6. заходи, організатори яких порушили правила користування приміщенням Vcentri HUB;
3.5.7. заходи, реалізувати які технічно неможливо, мають загрозу для оточуючих, або перешкоджають діяльності інших;
3.5.8. заходи, які не були внесені до графіка роботи Vcentri HUB та у проведенні яких було відмовлено Центром комунікації;
3.5.9. заходи, які порушують санітарно-епідеміологічні норми та карантині обмеження;
3.5.10. заходи ІГС, які не зареєструвались на Вебпорталі Центру комунікації.
 
4. Вимоги до Організатора
4.1. Одна організація може зареєструвати не більше одного заходу на тиждень.
4.2. Організатору надається 30 хвилин до і 30 хвилин після заходу для вирішення організаційних питань.
4.3. Організатор має право за власний рахунок та з дотриманням санітарних вимог організувати каву-брейк для учасників заходу.
4.4. Організатор заходу приймає приміщення Vcentri HUB для проведення заходу та передає його після завершення заходу відповідальній особі Центру комунікації у попередньому стані.
Зміна зовнішнього вигляду приміщення, установка додаткових кріплень, конструкцій, розтяжок, поклейка тейпу та інших матеріалів, можливі тільки після погодження з Центром комунікації.
4.5. Організатор зобов’язаний:
4.5.1. використовувати майно Vcentri HUB, виключно за його цільовим призначенням, не допускати його пошкодження або знищення;
4.5.2. зазначати у всіх матеріалах, пов’язаних із проведенням заходу (прес-анонси, запрошення, іміджева продукція, офіційний сайт заходу та/або Організатора, соціальні мережі, що належать Організатору тощо), місце проведення та назву Vcentri HUB.
4.5.3. забезпечити під час підготовки та проведення заходу дотримання встановлених санітарних норм;
4.5.4. проводити саме той захід, який вказаний у заявці, з дотриманням відповідності заявлених: формату, тематики, концепції. У разі недотримання цієї умови, Центр комунікації може ініціювати припинення заходу та обмежити використання приміщення Vcentri HUB Організатору заходу в майбутньому;
4.5.5. дотримуватись правил протипожежної безпеки, не допускати перенавантаження електромереж;
 4.6. Не допускається:
4.6.1.розміщення реклами або інформації про дату час і місце проведення заходу у медіа, на об’єктах зовнішньої реклами, без підтвердження Центром комунікації включення заходу до Графіка;
4.6.2. проведення заходів інститутами громадянського суспільства, що мають в назві ім’я політичних діячів,  назву політичної партії, або політичну символіку, зокрема, комуністичного, націонал-соціалістичного (нацистського) тоталітарних режимів.
4.7. У разі, якщо з ініціативи Організатора захід скасовується або переноситься, Організатор зобов'язаний не пізніше ніж за три робочі дні до дня проведення заходу попередити про це Центр комунікації.
 
5. Проведення заходів партнерами Vcentri HUB
5.1. ІГС, які підписали меморандум про співпрацю із Центром комунікації, мають право:
5.1.1. проводити заходи по середах;
5.1.2. збільшувати час тривалості заходу;
5.1.3. проводити більше одного заходу на тиждень.
 
6. Проведення заходів народними депутатами України, депутатами Київської міської ради
6.1. Народним депутатам України, депутатам Київської міської ради надається право проводити звітування передбачені Законом України «Про статус народного депутата України»/Регламентом Київської міської ради, навчання та інші заходи неполітичного характеру.
6.2. Не допускається використання політичної символіки, агітація та антиагітація, заохочення до (насильницьких) радикальних дій та пропагування речей або цінностей, що не відповідають законодавству України.
6.3. Заходи, передбачені пунктом 5.1. цього Порядку, проводяться по середах або в інший день за попереднім узгодженням з Центром комунікації, за умови вільного часу в Графіку.
6.4. Заявка, на проведення заходів, визначених пунктом 5.1. цих Правил, подається у письмовій формі (листом), з детальним описом заходу на електронну пошту Центру комунікації ([email protected]), не пізніше як за три робочі дні.
 
7. Проведення заходів структурними підрозділами Київської міської ради, виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації)
7.1. Щосереди, у приміщенні Vcentri HUB, за потребою, проводять заходи структурні підрозділи Київської міської ради, виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), відповідно до Графіку.
7.2. До числа можливих заходів належать: події пов’язані з просвітницькою діяльністю, робочі наради та наради робочих груп, громадські слухання, прийоми громадян та інші ініціативи, що підвищують рівень прозорості і відкритості влади.
7.3. Заявка на проведення заходів, визначених пунктом 6.1. цих Правил, подається у письмовій формі (листом), з детальним описом заходу на пошту Центру ([email protected]),  не пізніше як за 3 робочі дні, за умови вільного часу в Графіку.
 
8. Проведення юридичних і фінансових консультацій
8.1. Юридичні і фінансові консультації, які стосуються діяльності ІГС, проводяться в форматах онлайн і офлайн.
8.2. Офлайн консультації проводяться в приміщенні Vcentri HUB, відповідно до Графіка роботи. Графік консультацій висвітлюється на Вебпорталі.
8.3. Реєстрація на офлайн консультацію здійснюється через Вебпортал або засобами телефонного зв’язку.
8.4. Онлайн консультації проводяться шляхом направлення електронних запитів через Вебпортал або за контактним телефонами Vcentri HUB, розміщеними на Вебпорталі.
 
9. Порядок користування Коворкінгом
9.1. Всі користувачі Коворкінгу вважаються ознайомленими та погоджуються з правилами користування Коворкінгом.
9.2. Коворкінг працює за графіком, який регулює план заходів у Vcentri HUB (щоденно з 10:00 до 19:00, окрім святкових днів).
9.3. Особа-представник ІГС несе повну відповідальність за себе, а ІГС відповідає за дії своїх представників/членів, як за свої власні.
9.4. Після закінчення узгодженого Центром комунікації часу роботи, особа-представник ІГС зобов’язаний покинути Коворкінг і винести своє майно на першу вимогу Центру комунікації.
9.5. В разі проведення заходу в приміщенні Vcentri HUB, на території коворкінгу всі телефони необхідно перевести у беззвучний (вібро) режим.
9.6. Після закінчення роботи в зоні Коворкінгу, користувач повинен прибрати за собою робоче місце.
9.7. Вживання їжі і розпивання напоїв в зоні Коворкінгу заборонено.
9.8. Користувачі Коворкінгу – представники ІГС  повинні дотримуватися правил пожежної безпеки, санітарних, епідеміологічних норм, дбайливо ставитися до майна, що знаходиться в Коворкінгу і в будівлі, а в разі псування такого майна -  відшкодувати завдані збитки.
9.9. При використанні зони Коворкінгу забороняється: дивитися, завантажувати, використовувати, зберігати і поширювати: порнографічні матеріали, спам, шкідливі програми; матеріали, які розпалюють расову, релігійну і національну ворожнечу; контент, котрий порушує права інтелектуальної власності і Законодавство про захист персональних даних; інші матеріали, які порушують чинне Законодавство України.
 
10. Вимоги до поведінки в приміщенні Vcentri HUB
10.1. Користувачам Vcentri HUB та учасникам заходів заборонено:
10.1.1. користуватись відкритим вогнем, електронними сигаретами, курити;
10.1.2. вживати алкоголь, наркотичні чи інші психотропні речовини;
10.1.3. вживати їжу (перші, другі страви, салати тощо);
10.1.4. використовувати легкозаймисті речовини, та речовини із різким запахом;
10.1.5. розклеювати, роздавати або розповсюджувати іншим способом продукцію інформаційного або рекламного змісту, що не відноситься до теми заходу;
10.1.6. здійснювати підприємницьку діяльність;
10.1.7. користуватися зброєю, вибухонебезпечними, піротехнічними пристроями;
10.1.8. перебувати в неналежному (неохайному) зовнішньому вигляді (оголеним, з оголеним торсом, у спідній білизні без одягу, без взуття, у брудному одязі, в одязі з явно вираженим специфічним, неприємним запахом).
 
11. Відповідальність за проведення заходу
11.1. Відповідальність за поведінку учасників заходу та їх дії у Vcentri HUB, пошкодження приміщень, технічних засобів та іншого майна Vcentri HUB,  під час організації та проведення заходу несе Організатор заходу. У разі пошкодження майна Vcentri HUB під час проведення заходу або заподіяння іншого збитку, Організатор зобов’язаний відшкодувати вартість пошкодженого майна та відповідного збитку.
11.2. Відповідальність за ознайомлення учасників заходів з цими Правилами покладається на Організаторів заходу.
11.3. Особи, винні в порушенні вимог цих Правил, несуть відповідальність згідно із законом України.
 
12. Відповідальність Центру комунікації
12.1. Центр комунікації несе відповідальність за:
12.1.1. надання відповіді на заявку про проведення заходу;
12.1.2. дотримання Графіку проведення заходів;
12.1.3. своєчасне повідомлення про неможливість проведення заходу;
12.1.4. належне функціонування Реєстру ІГС.
 
13. Заключні положення
13.1. Центр комунікації залишає за собою право проводити фото-, відеозйомку заходів, які проводяться у приміщеннях Vcentri HUB, з метою подальшого їх поширення (розповсюдження), використання  у статутній діяльності Центру комунікації.
13.2. Надання згоди учасниками заходів, що проводяться у приміщеннях  Vcentri HUB, щодо знімання їх на фото-, відео плівку з метою подальшого розповсюдження покладається на організаторів заходу.
13.3. У Vcentri HUB ведеться цілодобово відеоспостереження.
13.4. Мінімальний інтервал між заходами – одна година.
13.5. Графік роботи Vcentri HUB: щодня з 10:00 до 19:00, окрім святкових днів.
13.6. Контакти Vcentri HUB розміщено на Вебпорталі Центру комунікації та на офіційних сторінках в соціальних мережах.
 
Директор                                                                                     Наталія ПЕТРОВА

Статут комунального некомерційного підприємства виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) «Центр комунікації»

Положення про Vcentri Hub

Правила користування